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Gestión Administrativa y RRHH

MISION:

Impulsar, coordinar y articular la implementación, seguimiento, evaluación de políticas, planes y programas para dotar de talento humano y recursos organizacionales, administrativos financieros, organizativos, de tecnología de información y comunidades de gestión documental en función de los requerimientos de la planificación institucional a cada uno de los departamentos y unidades del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Sucumbíos.

Estructura Básica:

La Coordinación General Administrativa y Talento Humano, se gestiona a través de los siguientes sub procesos:

  • Talento Humano
  • Tecnologías de la Información y Comunicación
  • Seguridad y Salud Ocupacional
  • Almacén, Proveeduría y Control de Bienes
  • Servicios Generales

Responsable: Coordinador General Administrativo y Talento Humano

ACTIVIDADES COORDINACION GENERAL ADMINISTRATIVA

1.      En año 2016, se ha ingresado un aproximado de 7694 trámites, tanto internos como externos, dentro de las cuales se detallan así;

2.      Promover la aplicación de medidas y acciones de austeridad y disciplina en el uso de documentos para la transmisión interna de información, a través del Reglamento de Procedimientos y Políticas de Austeridad en la Transmisión de Información Interna del GADPS,  el mismo que fue socializado a cada uno de los señores Directores.

3.      Proceso sobre el SERVICIO DE COPIADO A BLANCO Y NEGRO, COLOR, ANILLADOS, SCANNER, EMPLASTICADOS, COPIAS DE PLANOS Y OTROS,  que se brindaba a varias áreas y departamentos del GADPS,  Conforme  consta en contrato No.  25 – SG – GADPS – 2016

4.      ADQUISICION DE INSUMOS Y MEDICAMENTOS PARA EL BOTIQUIN INSTITUCIONAL DEL AREA DE SALUD  DEL GADPS,  el  mismo que consta en el portal informático de Compras Públicas.

5.      ADQUISICION DE INDUMENTARIA E IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD A FAVOR DE LOS SEÑORES GUARDIAS DEL GADPS, CORRESPONDIENTE AL AÑO 2015.

6.      ADQUISICION DE INSTRUMENTOS MUSICALES PAR LA BANDA SHOW DEL GADPS, PARA SER UTILIZADOS POR LOS INTEGRANTES DEL GRUPO ARTÍSTICO DEL GADPS.

7.      ELABORAR PROYECTOS DE NORMATIVA INTERNA INSTITUCIONAL.

8.      ASESORAR  JURÍDICAMENTE A LA COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Y TALENTO HUMANO, CON EL APOYO LEGAL

9.      REALIZACIÓN Y ENTREGA DE NOTIFICACIONES DE TERMINACIÓN DE CONTRATOS Y DE OTRA ÍNDOLE A LOS TRABAJADORES Y SERVIDORES PÚBLICOS DEL GADPS.  

10.  COLABORAR CON LA DIRECCIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LOS SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO DEL GADPS.

11.  LAS DEMÁS QUE LE ASIGNE LA AUTORIDAD

12.  APLICAR NORMAS DE EXCELENCIA PARA PRODUCTOS Y SERVICIOS VELANDO POR SU CONGRUENCIA, EXACTITUD, FIABILIDAD Y EFICIENCIA. 

13.  BUSCA CONSTANTEMENTE NUEVAS MANERAS DE QUE LOS PROCESOS SE LLEVEN ADELANTE CON MAYOR FLUIDEZ Y VELOCIDAD EN ARAS DEL FORTALECIMIENTO DE LOS RESULTADOS.

 

FUNCIONES, ATRIBUCIONES Y COMPETENCIAS:

  1. Dirigir y supervisar la ejecución de actividades, relacionadas con los servicios de apoyo administrativo del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Sucumbíos.

  2. Supervisar la aplicación de los sistemas de adquisición, ingreso, custodio, mantenimiento, identificación, distribución de los bienes muebles suministros y materiales del Gobierno Provincial.

  3. Dirigir y coordinar la prestación de los servicios generales para el normal desenvolvimiento de las actividades de Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de  Sucumbíos.

  4. Supervisar la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Sucumbíos.

  5. Disponer el ingreso y distribución oportuna de los bienes y suministros, de conformidad con las normas y procedimientos sobre la materia.

  6. Dirigir, coordinar y controlar las actividades relacionadas con la administración de recursos humanos, de conformidad con los objetos y políticas aprobadas por la Función Legislativa y por la máxima autoridad ejecutiva.

  7. Asesorar a la máxima autoridad ejecutiva y demás funcionarios del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de  Sucumbíos, en aspectos relacionados con la administración de recursos humanos.

  1. Supervisar que la jefatura de Personal aplique el sistema de clasificación y valoración de puestos y la escala de remuneraciones del  Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de  Sucumbíos, de conformidad con las normas sobre la materia.

  2. Cumplir y hacer cumplir las normas legales existentes en materia de administración de talento humano.

  3. Dirigir y supervisar el reclutamiento, selección y evaluación del talento humano.

  4. Dirigir y supervisar la elaboración de pruebas para exámenes de ingresos del talento humano al Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de  Sucumbíos.

  5. Examinar a candidatos a ocupar puestos, calificarlos y preparar las nóminas de elegibles para cada una de las clases de puestos.

  6. Supervisar  la elaboración del plan de capacitación para el talento humano del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de  Sucumbíos.

  7. Supervisar la elaboración de programas de bienestar social para el talento humano del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de  Sucumbíos.

  8. Tramitar los estímulos y sanciones para el talento humano del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de  Sucumbíos de conformidad con la reglamentación pertinente.

  9. Instruir y sustanciar sumarios administrativos.

  10. Supervisar la elaboración de reglamentos, manuales y normas que posibiliten una adecuada aplicación del Sistema de Administración de talento humano del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de  Sucumbíos.

  11. Supervisar el control disciplinario y de asistencia del talento humano del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de  Sucumbíos.

  12. Supervisar y coordinar las actividades que desarrollan las diferentes unidades administrativas bajo su dirección.

  13. Autorizar la realización del trámite pertinente para la contratación del talento humano.

  14. Presentar a la máxima autoridad ejecutiva informes trimestrales que hagan del cumplimiento de metas y proyección de gestiones para el próximo trimestre.

  15. Presentar a la máxima autoridad ejecutiva informes trimestrales del cumplimiento de metas.

  1. Brindar la debida, gentil y respetuosa atención al público y asistir con información oportuna y pertinente garantizando una atención optima de calidad y calidez.

  2. Las demás funciones que señale y disponga la máxima autoridad ejecutiva.

 

 PRODUCTOS Y SERVICIOS

  • POA Y PAC de la Coordinación Administrativa
  • Informes de ejecución del plan de adquisiciones.
  • Plan de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles.
  • Manual de procesos y procedimientos.
  • Informes de procesos y procedimientos.
  • Proyectos de normativa institucional.

 

TALENTO HUMANO:

  • Informes técnicos de talento humano.
  • Informes de la administración de talento humano.
  • Informes de aplicación de ley (vacaciones, sumarios, otros)
  • Subsistemas de administración del Talento Humano ( Planificación, Selección y reclutamiento) clasificación y valoración, capacitación, evaluación)
  • Reglamentos y manuales de administración de talento humano
  • Código de ética
  • Proyectos de normativa institucional vinculadas al talento humano.

ALMACEN PROVEEDURIA Y CONTROL DE BIENES:

  • Informe de administración de vehículos.
  • Plan de mantenimiento de bienes muebles y inmuebles.
  • Inventario de activos fijos.
  • Informes de administración de pólizas de seguros.
  • Inventarios de suministros y materiales.
  • Informes de ingreso y egreso de bienes, suministros y materiales.
  • Informes de bajas de bienes.
  • Informes de administración de bodegas.
  • Actas de entrega- recepción.

SERVICIOS GENERALES:

  • Informe de servicios básicos.
  • Informe de administración de edificios.
  • Informe de administración de vehículos.

TEGNOLOGIA DE LA INFORMACION Y COMUNICACIÓN:

  • Plan informático estratégico de tecnología.
  • Plan de contingencias informático.
  • Procedimientos de operación.
  • Control de proyectos de desarrollo de sistemas informáticos.
  • Normas, procedimientos e instructivos de instalación, configuración y utilización de varios sistemas.
  • Políticas y reglamentación para el cumplimiento de Normas de Control Interno.
  • Hardware y software de aplicación.
  • Información y prestación de servicios  de soporte técnico a los usuarios y mantenimiento de la página web institucional de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

ACTIVIDADES CONTROL DE BIENES

  • Supervisar la ejecución de los procesos de registro de bienes de la Institución, planificando, coordinando y verificando la realización de los inventarios, a fin de controlar la ubicación, uso y depreciación de los bienes en cada una de las dependencias de la Institución.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

  • Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo.
  • Planifica y coordina las actividades de registro y control de bienes.
  • Supervisa y participa en la realización de inventarios y contabilidad de bienes.
  • Elabora actas de incorporación, traslado e inspección de bienes.
  • Recopila, clasifica y analiza diversos documentos relacionados con la adquisición de bienes.
  • Verifica la adquisición de bienes inmuebles por parte de las unidades.
  • Verifica la correcta identificación de los códigos de ubicación de los bienes muebles e inmuebles.
  • Elabora expedientes para los bienes muebles e inmuebles con sus documentos respectivos.
  • Coordina con las diferentes unidades la realización de inventarios.
  • Denuncia hurtos ante organismos policiales competentes.
  • Tramita ante el Registro Mercantil, documentos de compra-venta de bienes.
  • Levanta actas de siniestros ocurridos a los bienes y las envía al seguro.
  • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
  • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo reportando cualquier anomalía.
  • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
  • Realiza cualquier otra tarea afán que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

  • RESPONSABILIDAD:
  • MATERIALES:
  • Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.

DINERO:

Es responsable indirecto de la custodia de materiales.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:

Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES:

Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel de sección/unidad.

SUPERVISIÓN:

El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y ejerce una supervisión específica de manera directa y constante.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:

El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.

RIESGO:

El cargo está sometido a un riesgo irrelevante con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:

El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual medio.

3.- PERFIL DEL CARGO:

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIÓN:

Técnico Superior Universitario en Administración o carrera afín.

EXPERIENCIA:

Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo y supervisión en el área de registro y control de bienes.

B) EDUCACIÓN:

Bachiller, más curso de contabilidad de por lo menos seis (6) meses de duración.

EXPERIENCIA:

Ocho (8) años de experiencia progresiva de carácter operativo y supervisión en el área de registro y control de bienes.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:

Principios y métodos de registro de propiedades.

Técnicas de inventario.

Supervisión y manejo de personal.

Computación.

HABILIDAD PARA:

Supervisar personal.

Tomar decisiones.

Atender en forma cortés al público en general.

Comunicarse efectivamente tanto de manera oral como escrita.

DESTREZAS EN:

El manejo de equipos y materiales de oficina.

El manejo de computadora.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:

Entrenamiento en el sistema de su unidad.

Actualización en computación.

Relaciones humanas.

Actualización de inventario.

 ALMACÉN-BODEGA

- Elaboración del plan anual de adquisiciones de activos fijos conjuntamente con el contador;

- Realizar las gestiones necesarias a fin de tramitar oportunamente la reposición de los bienes muebles dados de baja que lo ameriten;

- Informar al titular de la entidad las observaciones que se presentasen en la administración, control y custodia de los bienes a fin de que se tomen las acciones correctivas necesarias;

-Sugerir normas de control interno en el manejo, uso y cuidado de los bienes y equipos de la institución;

- Actualización del inventario físico de bienes muebles e inmuebles, suministros y materiales;

-Informar oportunamente a contabilidad, sobre el valor real de los activos fijos, a fin de que se proceda al registro contable;

-Instruir a los usuarios de cada unidad, de la responsabilidad del uso, control y cuidado de los bienes;

Organizar un sistema de control de los activos fijos de la institución;

- Participar en avalúos, remates, ventas y transferencias gratuitas de bienes, así como el arrendamiento de los  mismos;

-Comunicar por escrito al titular de la entidad, cuando se encuentre activos fijos inservibles o que hubiesen dejado de usarse, a fin de que se proceda al remate, venta, permuta, transferencia gratuita, traspaso o destrucción, de conformidad al Reglamento General de Bienes del Sector Público;

-Participar en las comisiones encargadas de efectuar el levantamiento de actas de entrega recepción de bienes, suministros y materiales;

- Llevar actualizados los registros de proveedores de bienes muebles, suministros y materiales;

- Realizar la entrega de los bienes con oportunidad y diligencia mediante actas de entrega recepción, debidamente legalizadas con las firmas del jefe de la unidad y del custodio;

- Efectuar la recepción, almacenamiento, custodia y control de los bienes muebles, equipos que están bajo su responsabilidad;

- Mantener un archivo actualizado de los registros y documentos que respaldan las actividades de la unidad;

- Llevar registros individuales actualizados de los bienes de la entidad calificados como activos fijos, con los  datos de las características generales y particulares como: marca, tipo, valor, año de fabricación, color, número de serie, dimensiones, código, depreciaciones, etc,;

- Efectuar la codificación de los bienes de conformidad al sistema de control implantado en la institución;

Realizar constataciones físicas de los bienes en forma periódica o rotativa, por lo menos una vez al año en forma normal o cuando sea requerida por la autoridad competente; y cuando cambie el custodio general o el responsable del control en cada unidad administrativa, a fin de determinar oportunamente las desviaciones con  respecto a la utilización, ubicación y conservación de los activos fijos, especificando sus causas y presentando  las recomendaciones que se estimen pertinentes;

- Entregar a Contabilidad el inventario anual actualizado de activos fijos, para la conciliación correspondiente;

-Intervenir en la recepción de los bienes adquiridos y verificar la conformidad con los contratos celebrados;

-Solicitar y coordinar el mantenimiento de los bienes institucionales;

-Velar porque el servidor inmediatamente responsable de la custodia del bien que haya desaparecido por hurto, robo, abigeato o por cualquier hecho análogo; comunique oportunamente al titular de la entidad, así como por el seguimiento de la tramitación de la respectiva causa penal;

- Mantener un control sobre el traslado de los bienes de una unidad administrativa a otra;

- Llevar estadística de la información de los activos fijos, personas responsables de la custodia, unidades administrativas donde se encuentran, grado de utilización y estado de conservación;

-Cumplir con las disposiciones legales reglamentarias y demás normas pertinentes, establecidos por el sistema de administración de bienes.

 

Funciones y Atribuciones.-El Jefe del Departamento de Proveeduría y Bodega tendrá entre otras las siguientes funciones y atribuciones:

 Recibir, tramitar y custodiar toda clase de documentos y expedientes relacionados con los  procedimientos de contratación, la adquisición de bienes y/o servicios.

  1. Atender consultas que le formulen las diversas personas públicas o privadas relacionadas con la adquisición de bienes y servicios y demás establecidas en el presente Reglamento.
  1. Administrar y supervisar eficiente y eficazmente los procesos de remate y contratación directa, desde el ingreso de la solicitud de trámite (pedido) al Departamento, confección de la orden de compra, hasta el finiquito de la obra o entrega del bien y/o servicio.
  2. Administrar el proceso para la liberación o ejecución de garantías de participación y de cumplimiento.
  3. Efectuar los trámites de exoneración, importación y des almacenaje de los materiales y suministros importados.
  4. Coordinar lo pertinente con las otras unidades administrativas internas, cuando así lo requiera, para que se tomen las acciones apropiadas que en derecho correspondan, observándose en tal caso, las normas y trámites del debido proceso, en situaciones tales como incumplimientos por parte de los contratistas, resoluciones o modificaciones contractuales, ejecución de garantías, sanciones administrativas, reclamaciones de orden civil o penal.
  5. Elaborar el programa de adquisiciones integrado y sus modificaciones, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos en la ley.
  6. Analizar las ofertas recibidas, con base en los términos que contemple el cartel, y aplicar los parámetros de evaluación sobre la base de las ofertas técnicas y legalmente elegibles.
  7. La Proveeduría deberá actualizar y utilizar el Manual de Procedimientos y su personal se ajustará en forma rigurosa a las disposiciones que contenga dicho manual. Esta misma función se aplica para la Bodega, en cuanto a la aplicación del manual correspondiente a esa dependencia.
  8. Recibir, registrar y custodiar los bienes materiales, muebles, equipos, suministros, etc. que han sido adquiridos por el GAD.
  9. Entregar los bienes que sean requeridos por las diferentes unidades administrativas previa documentación legalizada
  10. Mantener mediante un programa computacional un inventario de los bienes existentes  en bodega e intervenir en los procesos de toma física de inventarios
  11. Disponer, custodiar y conservar en forma adecuada los inventarios físicos de las bodegas de materiales y suministros
  12. Proveer suministros, materiales y bienes a las dependencias
  13. Realizar el trámite a las instancias correspondientes a fin de que se autorice el aseguramiento de los bienes, particularmente de aquellos que se considere necesario
  14. Realizar constataciones físicas, por lo menos una vez por año.
  1. Elaborar cuadros estadísticos e informes especiales de manera periódica y presentarlos al Director Financiero en caso de ser requerido.
  2. Formar equipos de trabajo en las diferentes áreas de su gestión, con asignación adecuada de tareas para el personal a su cargo, con el objetivo de ubicar en detalle sus responsabilidades, de acuerdo al plan anual de actividades del área para efectos de poder controlar su ejecución y evaluación.

En atención a circular no. CGATH GADPS 2016-050 y en cumplimiento a oficio No. 2107 AV UTH GADPS 2016, me permito dar a conocer a usted, el requerimiento de la necesidad institucional de servidores públicos, con el objetivo de establecer procesos de selección, planificación y vinculación de Talento Humano, conforme estipula el art. 55 del Subsistema de Planificación del Talento Humano de la LOSEP,  de los siguientes señores;

AB. MANCERO CEDEÑO GEOVANNY MAXIMILIANO

AB. MILTON OSWALDO ORTIZ VASQUEZ

ACTIVIDADES:

1.      Elaborar proyectos de normativa interna institucional.

2.      Asesorar a jurídicamente a la Coordinación General Administrativa y Talento Humano, con el apoyo legal

3.      Participar en calidad de delegado del Coordinador General Administrativo y Talento Humano.

4.      Realizar notificaciones de terminación de contratos y de otra índole a los trabajadores y servidores públicos del GADPS.  

5.      Colaborar con la dirección y ejecución de las actividades relacionadas con los servicios de apoyo administrativo del GADPS.

6.      Las demás que le asigne la autoridad

7.      Proporcionar servicios relacionados

8.      Aplicar normas de excelencia para productos y servicios velando por su congruencia, exactitud, fiabilidad y eficiencia. 

9.      Busca constantemente nuevas maneras de que los procesos se lleven adelante con mayor fluidez y velocidad en aras del fortalecimiento de los resultados.