Iniciar sesión Registro

Login

Usuario
Password *
Recordarme

Crear una cuenta

Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.
Nombre
Usuario
Password *
Verificar password *
Email *
Verificar email *

Gestión Secretaria General

  GESTION DE SECRETARIA GENERAL

 

MISIÓN.-

 

Asesorar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades técnicas y los procesos de manejo documental respecto de las gestiones que corresponde a los trámites inherentes a las atribuciones y productos generados de la función de Legislación, Normatividad y Fiscalización, así de ejecutar el cumplimiento de las mismas.

 

VISIÓN.-

 

Para el 2021 la Secretaria General está totalmente fortalecida tecnológicamente, manteniendo un Archivo General de Primer Nivel, custodiando la documentación General del GPS, de manera ordenada, eficiente y eficaz, constituyéndose en un referente de trabajo productivo en la Provincia de Sucumbíos.

 

OBJETIVO GENERAL.-

 

Coordinar y ejecutar los actos y/o eventos convocados por la máxima autoridad, plasmando por escrito la veracidad de los mismos, dando fe los actos del Consejo Legislativo Provincial, garantizando que los mismos se ajusten a las normas legales correspondientes, coordina el flujo y entrega de información con todas las direcciones de la Prefectura, manteniendo siempre el debido sigilo, prolijidad y seguridad en el procesamiento de la documentación entregada y recibida.

 

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

 

1.    Laborar en forma coordinada con la Prefectura, las Direcciones y los Departamentos de la Corporación Provincial en forma armónica, procurando la mayor agilidad y despacho de los asuntos inherentes al Gobierno Autónomo Provincial y la Prefectura.

2.    Cuidar el oportuno trámite de los asuntos que deba conocer la Corporación.

3.    Participar en las sesiones de Consejo del Gobierno Autónomo Provincial  de Sucumbíos.

4.    Recopilar, sistematizar y cuidar toda la información documentada de la Corporación Provincial, así como también la que proviene de las comunidades de la Provincia de Sucumbíos.

5.    Certificar los actos del H. Gobierno Autónomo Provincial de Sucumbíos, previa disposición de la prefectura y/o de conformidad a la Ley

6.    Consolidar un Archivo General bien estructurado y que vincule la tecnología informática para su manejo.

7.    Cumplir los deberes que impongan las ordenanzas, reglamentos y más disposiciones del  H. Gobierno Autónomo Provincial.

8.    Supervisar el trámite oportuno de los documentos que ingresan a la Corporación, a través de esta dependencia, para conocimiento del señor Prefecto.

9.    Sistematizar, validar y cuidar las actas de Consejo.

10.  Dirigir la implementación de las actividades y funciones del Departamento de Documentación y Archivo del Gobierno Autónomo Provincial, bajo un sistema técnico que asegure su correcto funciona

 

 

FUNCIONES DE LA GESTION DE SECRETARIA GENERAL.-

 

1.         Laborar en forma coordinada con la Prefectura, las direcciones y los departamentos del Gobierno Provincial en forma armónica, procurando la mayor agilidad y despacho de los asuntos inherentes al Consejo Legislativo Provincial y la Prefectura.

2.         Cuidar del oportuno trámite de los asuntos que deba conocer el Consejo Provincial, así de sus comisiones respectivas.

3.         Participar en las sesiones del Consejo Legislativo del Gobierno Autónomo Descentralizado de la provincia de Sucumbíos.

4.         Recopilar, sistematizar y cuidar toda la información documentada del Gobierno Provincial, así como también de la que proviene de las comunidades de la provincia de Sucumbíos.

5.         Dar fe pública y certificar los documentos y actos del Gobierno Autónomo Descentralizado de la provincia de Sucumbíos, previa disposición del Prefecto o Prefecta, de conformidad con la Ley.

6.         Consolidar un archivo general bien estructurado y que vincule la tecnología e informática para su manejo.

7.         Cumplir y hacer cumplir los deberes que impongan las ordenanzas, reglamentos y más disposiciones del Consejo y del Gobierno Provincial.

8.         Sistematiza, validar y cuidar las actas de sesiones de Consejo.

9.         Dirigir la implementación de las actividades de la Jefatura de Documentación y Archivo, bajo un sistema técnico que asegure su correcto funcionamiento.

10.      Presentar a la máxima autoridad ejecutiva informes trimestrales del Cumplimiento de metas.

11.      Brindar la debida, gentil y respetuosa atención debida al público y asistir con información oportuna y pertinente, garantizando una atención óptima de calidad y calidez.

12.      Las demás funciones que señale y disponga la máxima autoridad ejecutiva.

 

GESTION DOCUMENTAL

 

 

MISION

 

Impulsar la gestión, control y custodia de documentos del Gobierno Provincial de Sucumbíos, manteniendo un archivo tecnológicamente estructurado, que permita un fácil acceso a la Información, conforme lo establece la Ley orgánica de transparencia y Acceso a la Información Pública.

 

VISION

 

Para el 2021 el Departamento de Documentación y Archivo, contará con local adecuado y completamente equipado de acuerdo a las especificaciones técnicas y la documentación en custodia tecnológicamente sistematizada, permitiendo cumplir con las obligaciones relativas a archivos y custodia de información.  

 

OBJETIVO GENERAL.- Permitir una mejor gestión, control y custodia de documentos del Gobierno Provincial de Sucumbíos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS.-

 

1.    Mejorar el servicio de atención al cliente, dando una información veraz y oportuna.

2.    Controlar la entrada y salida  de documentos, sin que existe la pérdida de documentos.

3.    Conocer la documentación que existe en un archivo.

4.    Identificar las clases de archivos que deben existir dentro de la organización.

5.    Crear los archivos de acuerdo al valor y tipo documental.

6.    Localizar los documentos que nos sean requeridos.

7.    Administración y custodia de documentos.

8.    Certificación de la existencia de documentos.

9.    Mejorar los procesos que se dan en el Gobierno Provincial de Sucumbíos.

10.Capacitar en archivología al personal responsable del departamento de Documentación y archivo más unidades administrativas del GPS.

 

FUNCIONES DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL.-

 

1.     Administrar el sistema de documentación y archivo del Gobierno Provincial, de acuerdo con las normas técnicas existentes para el efecto.

2.     Recibir, clasificar, registrar, distribuir y archivar la correspondencia y documentos para las diversas Unidades del Gobierno Provincial.

3.     Velar por la seguridad, conservación y reserva del archivo general.

4.     Promover reformas o aplicaciones tendientes a modernizar los sistemas y procedimientos de documentación y archivo.

5.     Llevar un control y seguimiento de los documentos en trámite, a fin de informar sobre su gestión y localización.

6.     Llevar a conocimiento del Prefecto, a través de la Secretaría General, en forma prioritaria y oportuna los asuntos urgentes y reservados.

7.     Operar los equipos de comunicación utilizados en la transmisión y recepción de los mensajes oficiales.    

8.     Las demás funciones que le asignare el Secretario General.

 

FUNCIONES ESPECÍFICAS:

 

ü  Recibir las comunicaciones externas e internas, ingresarlas al sistema CONSEDOC y pasar a las distintas dependencias según corresponda para su trámite.

ü  Llevar los registros de las comunicaciones, así como de los diferentes oficios y otros documentos de trámite;

ü  Atender las peticiones formuladas por el público;

ü  Informar a los funcionarios y al público respecto de los trámites de los documentos internos y externos;

ü  Coordinar las actividades con otras dependencias del Gobierno Provincial sobre los trámites de la documentación;

ü  Implementar normas y procedimientos, de conformidad con los técnicas modernas de documentación y archivo;

ü  Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas y enviarlas a la Secretaría General.

ü  Las demás funciones que le asigne el Secretario General para cumplir sus objetivos.